在2025年的美國(guó)發(fā)放薪資，與在國(guó)內(nèi)的發(fā)放薪資情況并非完全一致。

盡管二者有一些相似之處，但由于兩地法律法規(guī)存在差異，在具體操作時(shí)若不加以留意，哪怕只是發(fā)放薪資這一環(huán)節(jié)，也容易引發(fā)合規(guī)方面的問(wèn)題。

01 薪資處理的內(nèi)涵

薪資處理指的是計(jì)算員工的總工資、明確預(yù)扣金額，并向員工、國(guó)稅局IRS以及州政府發(fā)放相應(yīng)款項(xiàng)的過(guò)程。

不管公司是決定選用供應(yīng)商來(lái)處理薪資，還是自行聘請(qǐng)員工負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，最為關(guān)鍵的一點(diǎn)，就是要精確計(jì)算所有的稅款。

美國(guó)的各類預(yù)扣稅款繁多且復(fù)雜，跨境賣家若想徹底搞清楚相關(guān)政策，需要耗費(fèi)大量的精力。倘若資金條件允許，向?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)尋求協(xié)助是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。據(jù)最新消息，2025年美國(guó)部分地區(qū)對(duì)薪資處理的相關(guān)法規(guī)進(jìn)行了微調(diào)，企業(yè)需密切關(guān)注。

02 順利發(fā)放薪資的方法

在發(fā)放薪資之前，公司需要預(yù)先做好兩件事。

其一，確保每位員工都準(zhǔn)確無(wú)誤地填寫了W-4表格。該表格記錄了員工的婚姻狀況、是否贍養(yǎng)老人以及子女的情況等信息，是公司精確預(yù)扣薪資稅的重要依據(jù)。

其二，建立一套完善的流程。這個(gè)流程涵蓋兩個(gè)方面，一方面是員工工時(shí)，另一方面是福利計(jì)劃。在員工工時(shí)方面，與國(guó)內(nèi)的情況相似，公司可以通過(guò)軟件來(lái)記錄員工的上下班時(shí)間，以此來(lái)判定是否需要支付加班費(fèi)。而在福利計(jì)劃方面，諸如退休計(jì)劃或健康保險(xiǎn)等福利，需要雇主和員工各自承擔(dān)一部分費(fèi)用。所以，在發(fā)放薪資前，必須將這部分的預(yù)扣額考慮在內(nèi)，并將款項(xiàng)匯入相應(yīng)的福利計(jì)劃中。

此外，公司還應(yīng)當(dāng)了解向州政府和聯(lián)邦政府匯款的時(shí)間，務(wù)必在截止日期前將預(yù)扣的稅款匯出。

在確認(rèn)好上述兩件事情后，可以依照以下步驟來(lái)進(jìn)行薪資的處理和發(fā)放。

第一步：審核工作時(shí)間

大多數(shù)員工在每個(gè)薪資周期內(nèi)會(huì)獲得固定的報(bào)酬，因此通常無(wú)需特別細(xì)致地追蹤工作的小時(shí)數(shù)。然而，如果員工中有按小時(shí)制獲取報(bào)酬的情況，那么公司就需要提供工作時(shí)間表，并將其與員工提供的時(shí)間表進(jìn)行對(duì)比、核查。另外，如果有員工在薪資周期內(nèi)使用了帶薪休假，即便最后發(fā)放給員工的薪資總額不變，公司提供的薪資單上也必須對(duì)此予以注明。要是員工存在加班的情況，公司同樣需要精確記錄加班時(shí)間。

第二步：計(jì)算薪酬總額

對(duì)于小時(shí)制的員工而言，如果發(fā)薪周期是月，就需要計(jì)算總薪資。而對(duì)于其他類型的正式員工，則需要計(jì)算加班薪資。凡是超過(guò)40小時(shí)以上的工作時(shí)間，都會(huì)被視為加班，加班費(fèi)通常按照小時(shí)工資的1.5倍支付。

第三步：計(jì)算和預(yù)扣所得稅

公司要依據(jù)每位員工的福利計(jì)劃和津貼，為他們預(yù)扣聯(lián)邦稅和州稅。如果不確定應(yīng)預(yù)扣的聯(lián)邦稅數(shù)額，可以登錄IRS的官方網(wǎng)站，使用IRS預(yù)扣稅計(jì)算器來(lái)確定。要是不確定州稅的繳納金額，可以與公司所在州的稅務(wù)評(píng)估辦公室取得聯(lián)系，以明確正確的州稅金額。一般來(lái)說(shuō)，州稅和聯(lián)邦稅通常都是按月支付。所以，公司在日常的財(cái)務(wù)運(yùn)作中，需要注意預(yù)留出這部分費(fèi)用，以免出現(xiàn)稅款逾期的情況。

第四步：確定其他扣除

其他項(xiàng)目需通過(guò)扣除計(jì)劃，從薪資總額中予以扣除。這些扣除項(xiàng)目包括但不限于社會(huì)保障稅、醫(yī)療保險(xiǎn)、聯(lián)邦失業(yè)稅、401（k）繳款、健康福利等。截至2025年，社會(huì)保障的支付比例為雇主和雇員各支付6.2%；醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)率的支付比例為雇主和雇員各支付1.45%。

第五步：支付員工薪資

薪資單中需要詳細(xì)列出所有的扣除額，其中應(yīng)包含企業(yè)名稱、企業(yè)地址、員工姓名、員工地址、員工社會(huì)安全號(hào)碼SSN、員工總收入、預(yù)扣金額、扣除額以及凈工資。

第六步：制作薪資稅的年度報(bào)告

雇主需要在支付薪資后的次年1月31日前，向員工發(fā)放W-2表格。該表格內(nèi)需列出雇主和員工的信息，并記錄員工當(dāng)年的總收入、稅款以及扣除額。

第七步：保存薪資記錄

IRS建議，從納稅到期之日起，公司最好將薪資記錄至少保存四年。一旦遭遇稅務(wù)審計(jì)問(wèn)題，IRS會(huì)要求公司出示相關(guān)證據(jù)。如果認(rèn)為美國(guó)的稅務(wù)問(wèn)題處理起來(lái)難度較大，建議各類出海賣家向?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)尋求幫助。

（來(lái)源：Sheng老師跨境財(cái)稅）

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