外貿(mào)業(yè)務(wù)操作流程詳解

一、客戶(hù)詢(xún)盤(pán)處理

若客戶(hù)下訂單前需詢(xún)問(wèn)產(chǎn)品相關(guān)事宜，需及時(shí)回應(yīng)老客戶(hù)和老產(chǎn)品的詢(xún)盤(pán)，包括最新價(jià)格、交貨期及訂單數(shù)量等。針對(duì)新客戶(hù)或新產(chǎn)品的詢(xún)盤(pán)，則需詳細(xì)了解產(chǎn)品品名、型號(hào)、數(shù)量及交貨港等信息，并與工廠聯(lián)系以獲取最佳報(bào)價(jià)。

二、報(bào)價(jià)及確認(rèn)

在核實(shí)海運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用后，相關(guān)業(yè)務(wù)人員需及時(shí)回復(fù)客戶(hù)查詢(xún)，明確貨物品名、型號(hào)、數(shù)量、包裝方式、交貨期、付款方式及柜型等外貿(mào)術(shù)語(yǔ)和交貨港。并以PI（Performa Invoice）形式正式報(bào)價(jià)給客戶(hù)。

三、訂單獲取

客戶(hù)對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行確認(rèn)后可能會(huì)要求折扣，根據(jù)利潤(rùn)空間和客戶(hù)信譽(yù)度考慮是否給予折扣。與客戶(hù)商討付款方式，對(duì)于老客戶(hù)可按以往方式進(jìn)行，新客戶(hù)則推薦即期信用證等方式。經(jīng)過(guò)多次洽談后，客戶(hù)將正式下達(dá)訂單（PO，Purchase Order）。

四、生產(chǎn)訂單下達(dá)

確認(rèn)客戶(hù)訂單無(wú)誤后，制作工廠備貨訂單并下發(fā)給工廠安排生產(chǎn)計(jì)劃。務(wù)必核對(duì)訂單上的價(jià)格、品名、規(guī)格、付款方式、交貨港等條款是否與事先和客戶(hù)達(dá)成的協(xié)議一致。

五、業(yè)務(wù)審批

業(yè)務(wù)部收到客戶(hù)訂單后進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，制作“出口合同審核表”并附上相關(guān)文件。審核通過(guò)后，制成銷(xiāo)售訂單交由部門(mén)跟進(jìn)。若訂單金額較大或涉及預(yù)付款、傭金等特殊條款，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

六、生產(chǎn)通知

在確定交貨期后，根據(jù)合同條件下達(dá)生產(chǎn)通知。對(duì)于OEM訂單，必須在收到客戶(hù)L/C（信用證）后再與工廠簽訂采購(gòu)合同并安排生產(chǎn)。通用產(chǎn)品則通常是在交貨期前一個(gè)月確認(rèn)L/C已收。收到L/C后應(yīng)審查其條款是否正確，特別是交貨期能否保障。

七、驗(yàn)貨流程

跟單員需跟進(jìn)工廠備貨情況，并在交貨期前一周通知公司驗(yàn)貨員到工廠驗(yàn)貨。如客戶(hù)要求自行或指定驗(yàn)貨人員，需提前一個(gè)月告知并預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間。第三方驗(yàn)貨公司驗(yàn)貨時(shí)，也需在交貨期前三周聯(lián)系并預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間。

八、基本文件制備

工廠提供裝箱資料后，制作出口外銷(xiāo)合同（用于報(bào)關(guān)）、出口商業(yè)發(fā)票、裝箱單等文件。這些文件由業(yè)務(wù)部跟單員制作完成后交給單證員。

九、商檢流程

如產(chǎn)品屬于國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在下訂單時(shí)需向工廠說(shuō)明商檢要求并提供出口合同、發(fā)票等資料。告知工廠出口口岸以便其辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周前拿到商檢換證憑單/條。

十、租船訂倉(cāng)事宜

如合同為FOB條款，需聯(lián)系貨代公司了解出口口岸、船期等信息并盡早發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)委托書(shū)。如由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，需向貨運(yùn)公司或船公司咨詢(xún)運(yùn)價(jià)、船期等并選擇合適公司定倉(cāng)。拿到入倉(cāng)紙后了解截關(guān)時(shí)間、入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等。向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)必須傳真書(shū)面定倉(cāng)紙以避免差錯(cuò)。

十一、拖柜安排與貨物裝運(yùn)

關(guān)于原產(chǎn)地證書(shū)的一些重要事項(xiàng)

對(duì)于FORM A原產(chǎn)地證書(shū)，務(wù)必在發(fā)貨前向檢驗(yàn)檢疫局申請(qǐng)。運(yùn)輸日期需在L/C規(guī)定的交貨期和開(kāi)船日之前，但要在發(fā)票日期之后。若未能提前辦理，需在發(fā)貨后提供相關(guān)文件如報(bào)關(guān)單和提單等補(bǔ)書(shū)。

對(duì)于經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書(shū)通常需在香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，以證明貨物在港未進(jìn)行再加工。

一般原產(chǎn)地證則可在中國(guó)的貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求相對(duì)較低，如在發(fā)貨后的一段時(shí)間內(nèi)需要補(bǔ)辦也是可行的。如原產(chǎn)地證書(shū)需辦理大使館加簽，和發(fā)票一樣需要提前20天辦理。

裝運(yùn)通知方面，開(kāi)船后需及時(shí)通知客人發(fā)貨細(xì)節(jié)，包括船名、航班次、開(kāi)船日等。有時(shí)L/C會(huì)要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書(shū)等，需按客人要求的時(shí)間辦理。

裝箱單應(yīng)清晰表明貨物裝箱情況，包括每箱裝的商品、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重及外箱尺寸等。外箱體積的計(jì)算需與標(biāo)明的總體積相符，并顯示嘜頭和箱號(hào)以便客人查找。裝箱單的重量和體積需與提單相符。

對(duì)于L/C收匯，應(yīng)在信用證規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)備齊全部單證，并嚴(yán)格審核，確保單單相符、單證一致。對(duì)于T/T收匯，取得提單后應(yīng)立即將提單掃描件發(fā)給客人并要求見(jiàn)到后馬上付款。若要求全款收匯后才能裝船，則需等收款后再安排訂艙和拖柜。

每筆出口業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)登記并備案存檔，包括電腦登記和書(shū)面登記備案。所有的文件、L/C和議付文件都必須留存一套以備查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等。

單證員平時(shí)應(yīng)注意收集海運(yùn)價(jià)格變動(dòng)、船期、航線(xiàn)等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供支持和參考。本文的電腦具體操作環(huán)境為：使用戴爾optiplex7070電腦，搭載windows7家庭普通版系統(tǒng)，采用360瀏覽器12版本進(jìn)行文章查閱和編輯。（來(lái)源：出海記事本）