一篇完整的商務郵件通常包含以下幾個部分：稱呼、開篇、正文、結束語和禮貌問候。

一、稱呼（Salutation）

在發(fā)郵件時，開頭稱呼是一個重要的環(huán)節(jié)，雖然很多人不太注意，但細節(jié)往往決定著郵件的成敗。在西方國家，對于已婚女性和未婚女性的稱呼是有所區(qū)別的，因此在給女性客戶發(fā)郵件時，務必了解清楚。

使用“親愛的”作為郵件開頭沒有問題，但后面一定要跟上具體的名字或姓氏。因為翻譯的原因，很多人誤以為“dear”是一個親密的稱呼，但在外國人眼中，“dear”是一個正式的稱呼，類似于我們寫信時的“尊敬的”、“敬愛的”等。

在正式場合寫郵件時，“dear”可以用來表示對他人的尊敬，后面可以加上名字或姓氏。如果給不知道名字的人或者寫一封普通郵件，可以選擇使用“問候”、“嗨”等開頭。但請注意，不要使用過時的說法如“Dear Sir”和“Dear Madam”，這種說法過于老套且可能給人一種不必要查找對方姓名的感覺，甚至會顯得有些冒犯?！癟o whom it may concern”也不推薦使用。

二、開篇（Starting）

大多數(shù)商務郵件的開篇可以通過提及與客戶之前的接觸來展現(xiàn)友好。首先可以提及與客戶的關系或過去的交往經(jīng)歷，比如感謝客戶在哪里見過面、共進過餐、參觀過公司等。如果沒有這些經(jīng)歷，那么就感謝對方的來信。

常見的表達方式有：

1. 感謝您在X月X日的來信。

2. 很高興在本月的會議上認識您。

3. 感謝您的耐心等待回復。

4. 感謝您聯(lián)系我們。

5. 上個月在上海見到您很高興等。

在簡單寒暄之后，可以直接點明寫信的目的，并盡量做到言簡意賅，以免客戶失去繼續(xù)閱讀的興趣。

三、點名主旨（State the main point）

這一部分是郵件的重點，需要向客戶表述主要訴求。比如寫郵件是為了請求幫助、提供報價、詢問問題或回應客戶需求等。常見的表達方式有：

1. 我們寫這封郵件是為了通知/確認/請求/詢問……

2. 我們最近聽說……因此想要知道……

3. 此次聯(lián)系您主要是為了……

在表述時，可以使用一些短語來使表達更加委婉和客氣，如“如果您能……將不勝感激”、“如果您能提供……將會很有幫助”等。

四、其他部分

除了以上幾個部分外，商務郵件還可能包括請求幫忙、提供幫助、通知好消息、通知壞消息、表達不滿等部分。每個部分的表達方式都有其特定的用語和習慣，需要根據(jù)具體情況來選擇合適的表達方式。

五、結束語（Closing）

最后一段通常是禮貌地寒暄一下，并表達對客戶的期待（期待對方的回復/給出意見反饋等）。常見的結束語有：

1. 感謝您的支持與配合。

2. 期待您的回復與指導。

3. 希望能得到您的寶貴意見與建議。

4. 感謝您的關注與支持。

5. 期待與您的進一步合作與交流。

6. 如果貴公司需要我們提供任何幫助，我們將非常樂意協(xié)助您解決問題。我們將竭盡全力滿足您的需求。

7. 我們將不遺余力地為您提供服務，竭盡全力滿足您的期望和需求。我們始終致力于為您提供最優(yōu)質(zhì)的服務。

8. 我們期待著您的回復，希望我們的服務能夠讓您滿意。我們將一直關注您的反饋，并努力改進我們的服務。

10. 結束語——在郵件的我們通常會以誠摯的問候結束。常用的問候語有很多，比如：“誠摯的問候”、“衷心的祝?！薄ⅰ案兄x您的合作”、“祝愿一切順利”等等。這些問候語表達了我們對客戶的尊重和感激之情。對于剛入行的外貿(mào)人員，希望這些常用的表達方式能夠提供幫助。

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