跨境電商客服的重要性及軟技能要求

很明顯跨境電商在全球不斷發(fā)展并會(huì)成為新常態(tài)。2025年，風(fēng)起云涌的電商平臺(tái)以及賣家自建站都在激烈競(jìng)爭(zhēng)搶奪顧客。商品的同質(zhì)化及低價(jià)竟?fàn)幦找婕ち?，?yōu)質(zhì)的商品是跨境電商成功的起碼條件，客戶體驗(yàn)成為跨境電商角逐市場(chǎng)的重要要素?？缇畴娚淘诰€客服作為面向顧客的窗口，為客戶提供導(dǎo)購(gòu)、答疑、信息查詢、產(chǎn)品使用指導(dǎo)、和解決故障問題的人員，扮演著影響顧客網(wǎng)上購(gòu)物全程體驗(yàn)優(yōu)劣的重要角色。

顧客無論是通過亞馬遜這樣的電商平臺(tái)，還是在賣家品牌自建站上購(gòu)物，往往會(huì)產(chǎn)生距離感和懷疑感，特別是當(dāng)顧客很確切知道這是在跨境購(gòu)物的時(shí)候這種感覺更明顯。這時(shí)，平衡買家與賣家之間的利益，客服的角色就尤為重要。賣家作為品牌方提供優(yōu)秀的客服體驗(yàn)?zāi)埽航档屯素浲丝盥?；減少賣家差評(píng)，增加好評(píng)；提高銷售轉(zhuǎn)化率；提升復(fù)購(gòu)率；提升顧客的購(gòu)物體驗(yàn)，強(qiáng)化品牌口碑。

傳統(tǒng)外貿(mào)式客服模式采用”非母語(yǔ)客服人員，一套Email模板打天下”，用這樣的傳統(tǒng)理念來做跨境電商客服，是不符合跨境電商模式直接面向國(guó)外消費(fèi)者市場(chǎng)的實(shí)際需求的。很多時(shí)候，有限的幾個(gè)模板式回答根本沒有直接回答客戶的問題，讓顧客有種強(qiáng)烈的被敷衍的感覺，最終讓顧客先從一臉懵圈轉(zhuǎn)為歇斯底里。有品牌意識(shí)的大小跨境電商賣家，一定會(huì)將客服的全渠道溝通平臺(tái)建設(shè)好，包括800客服電話號(hào)碼，郵件(Email)，社交媒體(Facebook等)， 以及網(wǎng)站在線溝通（Live Web Chat），站內(nèi)消息實(shí)時(shí)回復(fù)等。并且安排母語(yǔ)級(jí)的客服代表來服務(wù)全渠道。對(duì)于許多跨境電商小賣家，可以通過外包給專業(yè)團(tuán)隊(duì)來執(zhí)行客服，即使只安排了一位這樣的客服人員，也能立刻讓品牌客服環(huán)節(jié)在海外正規(guī)專業(yè)化，并能明顯促使消費(fèi)者口碑開始相傳。

套用模板化郵件加非正式專業(yè)客服團(tuán)隊(duì)往往欠缺軟技能?？缇畴娚炭头瞬判枰邆湮屙?xiàng)關(guān)鍵軟技能。專業(yè)的全球客服外包服務(wù)中心會(huì)有專業(yè)的軟技能測(cè)評(píng)和培訓(xùn)來持續(xù)保障客服代表團(tuán)隊(duì)擁有這些軟技能。

1. 軟技能一：積極的言語(yǔ)表達(dá)

電商購(gòu)物和實(shí)體店購(gòu)物一樣，情感因素對(duì)銷售和服務(wù)是否成功有非常大的影響?？头肀仨毞浅＠斫膺@一關(guān)鍵點(diǎn)?？缇畴娚藤u家聘請(qǐng)的客服人員必須能夠認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。積極的言語(yǔ)表達(dá)會(huì)帶來積極的情緒氛圍，當(dāng)然也就會(huì)帶來最終積極的銷售成績(jī)。所以聘請(qǐng)跨境電商客服第一件事就是盯緊客服人員是否具備這項(xiàng)軟技能。

以下是積極的言語(yǔ)溝通例子：

· “Absolutely! We will definitely get this sorted out for you.“

· “That sounds beautiful; I will do everything I can to make it happen.”

· “Oh, that certainly does sound like something I can help you with.”

· “Would you be encouraged if I told you I will get to the bottom of this?”

· “Thanks! I hope you have a fantastic day. Please reach out again if I can assist you with the next steps of your transaction.”

以下是消極的言語(yǔ)溝通例子：

· “Oh no! I’ll see if I can fix your problem.”

· “That sounds awful; I wish there were more I could do.”

· “Ah, I might be able to get you through the issue you’re having.”

· “Don’t be upset; this is why I’m here.”

· “There you go. If you have more difficulties, I am working for the next few hours, so feel free to reach back out.”

您看到了其中的不同嗎？

2. 軟技能二：同理心：

顧客的感受如何？另一項(xiàng)跨境電商客服需擁有的軟技能就是能向買家發(fā)出同理心。而且客服代表還需要能用有意義的方式來表達(dá)。

案例一：

顧客說: “When my order arrived, it was three days late and broken. This was supposed to be a birthday gift for my daughter, and now I’m not going to have this in time to give it to her on that day. I’m angry and I demand a refund.”

富有同理心的客服回答: “Wow. I can see how that would make you angry. I apologize that this happened. Let me find out what I can do for you.”

案例二：

顧客說: “You’re the only store that sells X Product and I’ve been trying to order it, but every time I come to your site, it’s out of stock. I’m super sad. I really want it. Can you help me?”

富有同理心的客服回答: “I totally get the disappointment. Let’s see if we can put you on a list to get notified as soon as X Product is back in stock. And, I will certainly see if I have access to find out when we might be getting more. ”

表達(dá)同理心意味著理解了并能表達(dá)出自己已經(jīng)感受到了對(duì)方的感受。當(dāng)顧客明顯在表達(dá)情緒的時(shí)候，客服代表一定需要認(rèn)真用同理心對(duì)待。

3. 軟技能三：傾聽的能力：

很多時(shí)候經(jīng)驗(yàn)不足的客服代表不小心因?yàn)闀鴮慐mail或者Live Chat的時(shí)候細(xì)節(jié)處理不當(dāng)丟失了溝通的溫度。這樣的問題尤其是在模板化Email和模板化Live Chat突顯。如果客服代表能夠更細(xì)致地消化顧客地信息，那么回復(fù)Email和Live Chat就會(huì)不拘泥于模板，而提供有溫度的熱心的服務(wù)，從而打動(dòng)消費(fèi)者。

傾聽的能力要求業(yè)務(wù)代表工作時(shí)聚焦在狀態(tài)，不走神。服務(wù)歐美買家消費(fèi)者的常見口吻是：先清晰地Acknowledge表示自己已經(jīng)明白了此溝通的主題，并用自己的話復(fù)述一次，然后提供自己的解答和答復(fù)話術(shù)。

案例（買家等了很多天仍未收到包裹，也未查看到物流信息的Email）：

“Hey, I ordered Product X many days ago and still haven’t received my package. I haven’t gotten an email with tracking updates. Can you tell me whether or not my order was shipped?”

模板化答復(fù)：

“Thank you for contacting us. Did you receive a confirmation email with your order number?”

積極傾聽后的答復(fù)：

“Hi there. I apologize that you haven’t received a tracking email. And, I’m here to help. I would like to make sure your order is en-route. Do you happen to have your order confirmation number? If not, we can try looking it up another way.”

后者明顯能夠展示賣家品牌方客服代表理解到了這位顧客的心情焦慮并積極表達(dá)了“我來設(shè)法幫您解決，您放心”

4. 軟技能四：時(shí)間管理

客服代表的響應(yīng)時(shí)間也是賣家電商店的形象要素之一。不及時(shí)的回復(fù)導(dǎo)致顧客滿意度直線下降。低滿意度導(dǎo)致電商店轉(zhuǎn)化率低。所以時(shí)間管理是客服代表需具備的關(guān)鍵軟技能之一。

時(shí)間管理軟技能越好，業(yè)務(wù)代表能合理處理的問題效率越高，顧客滿意度高，問題不擴(kuò)大，當(dāng)然也能為賣家節(jié)省人力物力。

5. 軟技能五：耐心

我們都能想象得到有沖突壓力的情況下溝通氣氛是怎樣感覺。而實(shí)際上客服接電話很多時(shí)候就是顧客有麻煩事才來電或者發(fā)Email。所以有壓力是客服的常態(tài)，客服代表必須擁有應(yīng)對(duì)壓力的這份耐心。在專業(yè)的外包客服中心，客服團(tuán)隊(duì)的耐心也是可以通過專業(yè)測(cè)評(píng)和培訓(xùn)來實(shí)現(xiàn)的。

總結(jié)：軟技能能將跨境電商品牌的在海外的客服體驗(yàn)提升到一個(gè)新的高度。所以跨境電商大小買家們請(qǐng)一定要記得要確保您的客服代表?yè)碛幸陨衔屙?xiàng)關(guān)鍵軟技能。您的品牌客戶滿意度會(huì)上新的臺(tái)階，進(jìn)一步帶動(dòng)品牌海外營(yíng)收。

點(diǎn)擊了解【callnovo】更多信息

（編輯：江同）

以上內(nèi)容屬作者個(gè)人觀點(diǎn)，不代表風(fēng)口星網(wǎng)立場(chǎng)！