電子發(fā)票：全球趨勢與應(yīng)用指南

近年來，電子發(fā)票政策在全球范圍內(nèi)的應(yīng)用率激增。盡管電子發(fā)票在美國并非強制要求，但美國賣家仍有必要深入了解電子發(fā)票，包括其定義、機制、應(yīng)用場景以及相比紙質(zhì)發(fā)票的優(yōu)勢。

電子發(fā)票的定義

電子發(fā)票是指以電子形式傳輸?shù)臄?shù)字發(fā)票及相關(guān)文件，如信用票據(jù)、付款條款和采購訂單等。它包含與紙質(zhì)發(fā)票相同的信息，通過電子方式創(chuàng)建、發(fā)送和存儲，無需紙張，極大地節(jié)省了公司的時間、資源和勞動力。電子發(fā)票一般有結(jié)構(gòu)化發(fā)票格式和混合發(fā)票格式兩種。結(jié)構(gòu)化發(fā)票格式通過結(jié)構(gòu)化電子數(shù)據(jù)交換（EDI）轉(zhuǎn)移到客戶的ERP，肉眼無法直接查看，通常以電子方式持有，直至內(nèi)部批準后歸檔；混合發(fā)票格式則是一些國家常用的類型，發(fā)票通常以PDF-A/3文件和結(jié)構(gòu)化發(fā)票（用于計算機的XML文件）的形式發(fā)布，其中PDF-A/3文件可供人們查看。這種格式規(guī)定了發(fā)票的發(fā)送、查看和接受方式，其最大優(yōu)勢在于無需人工干預(yù)即可讀取，在某些情況下，人工操作數(shù)據(jù)甚至是被禁止的。

我的觀點：電子發(fā)票的出現(xiàn)確實為企業(yè)帶來了諸多便利，不僅環(huán)保，還能提高工作效率。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，電子發(fā)票的應(yīng)用將越來越廣泛。

電子發(fā)票的運作方式

全球各國的電子發(fā)票政策雖都要求在特定情況下以數(shù)字方式提交某些文件，但具體要求存在差異，涵蓋格式、授權(quán)提交方、批準方以及記錄保存要求等方面。總體而言，主要有美洲流行的清算方法和歐洲常用的審計后方法兩種。

最近的相關(guān)新聞信息：據(jù)報道，某國在推行電子發(fā)票政策后，稅收收入有了顯著增長，這充分體現(xiàn)了電子發(fā)票在稅收管理方面的積極作用。

清算方式

在清算方式下，發(fā)票在供應(yīng)商、稅收管理員和買方之間流動，并接受稅務(wù)機關(guān)的實時審計。稅務(wù)機關(guān)猶如看門人，審查供應(yīng)商提交的所有發(fā)票，如有問題，發(fā)票將被拒絕，交易可能暫?；蚪K止。越來越多的國家采用清算模式，因其能有效遏制稅務(wù)欺詐。例如，墨西哥政府認證的代理機構(gòu)需批準發(fā)票后才能交予買家，供應(yīng)商先將發(fā)票提交給稅務(wù)機關(guān)審查，批準后稅務(wù)機關(guān)添加數(shù)字簽名并傳回給供應(yīng)商，再由供應(yīng)商轉(zhuǎn)交給客戶；意大利所有相關(guān)發(fā)票須通過稅務(wù)局的電子發(fā)票平臺Sistema di Interscambio（Sdl），Sdl實時驗證應(yīng)稅交易的稅收情況并添加數(shù)字簽名，多數(shù)情況下將發(fā)票提供給買方，也可能發(fā)給供應(yīng)商轉(zhuǎn)交給買方；印度實施的電子發(fā)票系統(tǒng)同樣對發(fā)票進行電子認證，在使用幾個月內(nèi)已發(fā)現(xiàn)欺詐案件和數(shù)據(jù)不匹配問題，其他采用清算方法的國家也證實其有助于減少錯誤和欺詐，縮小稅收差距。

我的總結(jié)：清算方式通過稅務(wù)機關(guān)的嚴格審查，有效保障了發(fā)票的真實性和合法性，對維護稅收秩序起到了重要作用。

審計后的方法

在審計后的方法中，稅務(wù)機關(guān)不直接參與交易，無需批準發(fā)票即可轉(zhuǎn)交給客戶，但能為稅務(wù)官員提供更大的商業(yè)交易可視性。數(shù)字或電子發(fā)票在供應(yīng)商和買方之間（直接或通過服務(wù)提供商）流動，如同紙質(zhì)發(fā)票，不過電子發(fā)票也須送交稅務(wù)機關(guān)，交易記錄需保存較長時間，通常比清算方式下的要求更長。

我認為這種方式在一定程度上給予了企業(yè)更多的自主性，但稅務(wù)機關(guān)的監(jiān)督仍不可或缺。

流程

無論采用哪種方法，企業(yè)首先要了解所在國家的電子發(fā)票規(guī)定，如是否強制使用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）、是否需要電子簽名、發(fā)票記錄需保留多久等。對于廣泛使用的清算方式，一般流程為：供應(yīng)商的ERP按報告國規(guī)范生成電子發(fā)票，直接發(fā)送到稅務(wù)機關(guān)門戶網(wǎng)站和買方應(yīng)付賬款系統(tǒng)，門戶網(wǎng)站進行電子驗證，買方批準或拒絕發(fā)票，買方向供應(yīng)商支付經(jīng)批準和認證的發(fā)票，供應(yīng)商進行納稅申報并按要求向稅務(wù)機關(guān)納稅。

總結(jié)：清晰的流程有助于企業(yè)準確操作，避免因流程不明而導(dǎo)致的錯誤。

哪些國家要求提供電子發(fā)票

實施電子發(fā)票規(guī)定的國家眾多，如埃及、法國、希臘、印度、愛爾蘭、意大利、約旦、荷蘭、挪威、波蘭、葡萄牙、沙特阿拉伯、西班牙、英國和越南等。各國通常分階段實施，許多國家先規(guī)定企業(yè)對政府（B2G）交易須開具電子發(fā)票，隨后企業(yè)對企業(yè)（B2B）和企業(yè)對消費者（B2C）交易跟進，部分國家甚至對企業(yè)和物品之間的交易(B2T)即物聯(lián)網(wǎng)(IoT)實施電子發(fā)票要求。例如法國，2017年1月部分B2G交易開具發(fā)票，2023年1月大型企業(yè)的B2B和B2C（國內(nèi)和國際）開具發(fā)票，2024年1月為中型企業(yè)開具B2B和B2C（國內(nèi)和國際）發(fā)票，2025年1月小型公司的B2B和B2C（國內(nèi)和國際）發(fā)票開具；印度年營業(yè)額超過100億的公司從2021年1月1日起對B2C交易有電子發(fā)票義務(wù)，2021年4月1日擴展到B2B交易；美國管理和預(yù)算辦公室（OMB）第15 - 19號備忘錄指示各機構(gòu)在2018年前完全以電子方式管理聯(lián)邦采購的發(fā)票，雖目標未完全實現(xiàn)，但據(jù)估計美國政府處理的發(fā)票中有40 - 45%是電子的，且趨勢向好。

相關(guān)新聞：近期，某新興市場國家也宣布將推行電子發(fā)票政策，以提升稅收管理水平和企業(yè)運營效率。

電子發(fā)票的好處

各國推行電子發(fā)票要求的原因多樣，包括加強現(xiàn)金流（加快發(fā)票交付時間和付款）、提高效率、提升安全性、減少欺詐行為以及減少紙張浪費等。對于稅收差距大的國家，稅務(wù)機關(guān)早期參與的清算方法有助于識別和減少稅務(wù)欺詐。企業(yè)也能從中受益，如減少在發(fā)票上投入的時間和資源，降低成本，Inposia稱從紙質(zhì)發(fā)票轉(zhuǎn)換為電子發(fā)票可減少高達80%的成本。自動創(chuàng)建和提交電子發(fā)票還可減少人工錯誤，縮短發(fā)票開具到標記付款的時間差，增強安全性且更具靈活性。

我覺得電子發(fā)票的這些好處將推動更多企業(yè)積極采用，進一步促進全球財稅合規(guī)的發(fā)展。