面對客戶的詢盤，許多外貿(mào)人員可能認(rèn)為只要及時(shí)回復(fù)即可，但事實(shí)并非如此。在出口貿(mào)易中，如何回復(fù)客戶的詢盤郵件至關(guān)重要，因?yàn)樗苯佑绊懙劫I家與你后續(xù)的合作。

資深顧問Martin認(rèn)為，對于外貿(mào)人員來說，第一封回復(fù)客戶的郵件就像一張名片，是客戶了解你的第一步。就像人們常說的“以貌取人”，很多買家會(huì)根據(jù)這第一封郵件來篩選是否再次聯(lián)系和考慮進(jìn)一步合作。

新手外貿(mào)業(yè)務(wù)員Peggy分享了自己的經(jīng)歷，她表示經(jīng)常接到客戶的詢盤郵件但回音總是石沉大海。其實(shí)這種情況并不少見，經(jīng)驗(yàn)豐富的外貿(mào)員也同樣會(huì)遇到挑戰(zhàn)。這就需要外貿(mào)人員冷靜應(yīng)對，掌握相應(yīng)的策略和技巧。

Martin分享了他的經(jīng)驗(yàn)并強(qiáng)調(diào)回復(fù)詢盤郵件的關(guān)鍵點(diǎn)在于：摸清客戶真實(shí)來意，分析客戶類型并針對性回復(fù)；注重細(xì)節(jié)；郵件、傳真、電話多方式進(jìn)行跟蹤。不同類型的客戶可能需要不同類型的回復(fù)策略。

正文應(yīng)該簡明扼要，直擊主題。一開始就要展現(xiàn)出你作為資深商人的專業(yè)素養(yǎng)，這樣可以迅速拉近與客戶的距離。在回應(yīng)客戶需求時(shí)，要一針見血，讓客戶明確知道我們擁有該產(chǎn)品。因?yàn)榭蛻裘刻煨枰喿x的郵件無數(shù)，長篇大論只會(huì)增加他們的困擾，因此應(yīng)當(dāng)避免冗余。過長的文章很可能被視為垃圾郵件而被忽略。

為了吸引客戶的注意力，正文中重要內(nèi)容可以醒目加粗。盡量避免在郵件中添加公司鏈接，特別是針對國外客戶，因?yàn)槟承╂溄涌赡軙?huì)被屏蔽。如果必須提供公司網(wǎng)址，建議以文本形式呈現(xiàn)，去掉http前綴，這樣客戶可以直接訪問公司網(wǎng)站，而不會(huì)因郵件被系統(tǒng)誤判為垃圾郵件而被攔截。

如果郵件中包含附件，建議采用PDF格式，并確保文件大小控制在1M以內(nèi)，這樣客戶更容易打開。在發(fā)送郵件后的幾天內(nèi)，可以通過電話或傳真進(jìn)行跟進(jìn)。

充分利用簽名檔，在其中加入不引人注目的廣告語。簽名檔中可以包含URL或電子郵件地址，這并不會(huì)顯著增加郵件被國外服務(wù)器攔截的風(fēng)險(xiǎn)。對于經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)務(wù)員來說，形成自己的獨(dú)特風(fēng)格至關(guān)重要。

在回復(fù)詢盤的第一封郵件中，不急于直接報(bào)價(jià)。如果是熟悉的客戶并且詢盤內(nèi)容詳細(xì)，那么可以給出報(bào)價(jià)。但報(bào)價(jià)時(shí)要靈活多變，富有策略。可以準(zhǔn)備兩封郵件，第一封根據(jù)客戶需求提供多種方案，并附上詳細(xì)的報(bào)價(jià)單、相關(guān)材料、包裝信息和推薦產(chǎn)品。另一封則提供高中低三種價(jià)格選項(xiàng)，分別說明材料、包裝和印刷的差異，讓客戶進(jìn)行選擇，然后根據(jù)具體情況進(jìn)行分析。這不僅可以測試客戶的反應(yīng)，還可以考察其專業(yè)性。（來源：外貿(mào)實(shí)操指南《C周刊》，施珊妹）

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