外貿(mào)單證品種繁多，既有貿(mào)易商自己繕制的，也有各國(guó)機(jī)關(guān)和第三方社會(huì)機(jī)構(gòu)或服務(wù)商出具的?？樦茊巫C需要細(xì)致耐心，更要熟悉國(guó)際貿(mào)易習(xí)慣和行業(yè)知識(shí)。

外貿(mào)實(shí)務(wù)中，單證的制作與出具人通常有出口商、出口國(guó)的商檢等機(jī)構(gòu)，貨運(yùn)公司以及進(jìn)口商，一般規(guī)定是英文或中英文對(duì)照。

外貿(mào)常見的單證有：

1. 合同（CONTRACT）：是統(tǒng)稱，買賣雙方均可出具。如系賣方制作，可稱為銷售確認(rèn)書（SALESCONFIRMATION），買方出具則可稱為采購(gòu)確認(rèn)（PURCHASEDCONFIRMATION）。

2. 發(fā)票（INVOICE）：或稱商業(yè)發(fā)票（CommercialInvoice）。外貿(mào)的“發(fā)票”概念和國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)發(fā)票完全不同。外貿(mào)發(fā)票是出口商自己制作、出具的文件，用于說明此票貨物的品名、數(shù)量、單價(jià)、總值等，以及其他一些說明貨物情況的內(nèi)容。

3. 形式發(fā)票（PROFORMAINVOICE）：樣式近似商業(yè)發(fā)票，幾乎可以直接發(fā)商業(yè)發(fā)票過來，標(biāo)題改為“PROFORMAINVOICE”即可。形式發(fā)票的用處，一是類似于單方面合同，作為報(bào)價(jià)和確定交易的工具。一些國(guó)家的客戶喜歡“確認(rèn)形式發(fā)票”的形式作為合同。

4. 裝箱單（PACKINGLIST）：與外貿(mào)發(fā)票對(duì)應(yīng)，性質(zhì)一樣，主要用于說明貨物的包裝情況，如品名、數(shù)量、包裝方式、毛重、體積。視產(chǎn)品類別的需要還可以加上其他詳細(xì)說明，如凈重等。

5. 提單（BILLOFLOADING）：就是貨物交付貨運(yùn)公司以后，由貨運(yùn)公司出具的證明，用以代表物權(quán)，以及在目的地提貨。每個(gè)船公司都有自己式樣的提單，但內(nèi)容則大同小異。提單是最核心單證，某種意義上就是貨物的代表，貨款的價(jià)值。

6. 裝船通知（SHIPPINGADVICE）：船開前或不遲于船開當(dāng)日，由發(fā)貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限，但應(yīng)包括下列內(nèi)容：收貨人（Consignee）、發(fā)貨人。

7. 保險(xiǎn)單（INSURANCEPOLICY）：為防范國(guó)際貨物運(yùn)輸中可能發(fā)生的毀損，對(duì)一些價(jià)值較高的貨物，貿(mào)易商通常會(huì)辦理保險(xiǎn)。保險(xiǎn)公司根據(jù)投保的險(xiǎn)種開具保險(xiǎn)單，作為貨物單據(jù)之一。

8. 商檢證、質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等（INSPECTIONCERTIFICATEOFQUANTITY,WEIGHT,HEALGH.）：根據(jù)產(chǎn)品的不同，根據(jù)國(guó)家規(guī)定或按照客戶需求、行業(yè)習(xí)慣，部分商品出口必須經(jīng)過國(guó)家檢驗(yàn)檢疫局強(qiáng)制并出具檢驗(yàn)證書。根據(jù)檢驗(yàn)項(xiàng)目的不同分為質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等。出口必須檢驗(yàn)的商品，廠商須先經(jīng)過商檢局備案登記。出口前，填制商品檢驗(yàn)申請(qǐng)單（在商檢局那里取得），將該商品的樣品送至商檢局檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后，商檢機(jī)關(guān)出具商品檢驗(yàn)放行單，憑放行單方可報(bào)關(guān)出口。除了國(guó)家商檢局以外，也常見有客戶委托第三方民間檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)的。比如最著名的SGS檢驗(yàn)公司（SocieteGeneraledeSurveillanceS.A.通標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)服務(wù)有限公司，總部在日內(nèi)瓦），不少非洲和中南關(guān)注國(guó)家的貿(mào)易商因?yàn)楸緡?guó)進(jìn)出口商品檢驗(yàn)?zāi)芰τ邢薜雀鞣N原因而認(rèn)可SGS檢驗(yàn)。

SGS在我國(guó)廣東、上海、青島等地都有分支機(jī)構(gòu)，可應(yīng)客戶要求辦理檢驗(yàn)，同時(shí)SGS現(xiàn)已與我國(guó)官方機(jī)構(gòu)-國(guó)家商檢局合作，由國(guó)家商檢局指定中國(guó)進(jìn)出口商品檢驗(yàn)總公司（CCLS）代為辦理裝船前檢驗(yàn)，遼寧、北京、天津、河北、山東、湖北、海、廣東等地的CCLS有代理權(quán)簽發(fā)SGS的檢驗(yàn)報(bào)告。

實(shí)際上，很多商品的常規(guī)檢驗(yàn)都包含了質(zhì)量、重量、衛(wèi)生、重金屬等等檢測(cè)項(xiàng)目，至于檢驗(yàn)證書的名稱是什么，則可根據(jù)客戶的要求選擇。即證書內(nèi)容一樣，標(biāo)題不同罷了。

9原產(chǎn)地證

原產(chǎn)地證包括一般原產(chǎn)地證（CERTIFICATIONOFORIGINA）和普惠制原產(chǎn)地證（GSPFORMA）。原產(chǎn)地證是證明我出口貨物生產(chǎn)和制造地的證明文件，是出口產(chǎn)品進(jìn)入國(guó)際貿(mào)易領(lǐng)域的“身份證”。貨物進(jìn)口國(guó)據(jù)此對(duì)進(jìn)口貨物給予不同的關(guān)稅待遇和決定限制與否。中國(guó)的原產(chǎn)地證有固定印刷格式，一般由商檢局出具。出口企業(yè)申請(qǐng)辦理此證，首先要在當(dāng)?shù)剞k理企業(yè)注冊(cè)登記，然后才有資格申請(qǐng)簽證。

普惠制是發(fā)達(dá)國(guó)家給予發(fā)展中國(guó)家出口制成品和半制成品普遍的、非歧視的、非互惠的一種關(guān)稅優(yōu)惠制度。普惠制產(chǎn)地證是依據(jù)給惠國(guó)要求而出具的能證明出口貨物原產(chǎn)自受惠國(guó)的證明文件，并能使貨物在給惠國(guó)享受普遍優(yōu)惠關(guān)稅待遇。同樣一般由商檢局出具，出口企業(yè)在商檢局辦理此證必須向當(dāng)?shù)厣虣z局提供必要的證明文件和依據(jù)，首先要辦理企業(yè)注冊(cè)登記，其次才能申請(qǐng)簽證。

原產(chǎn)地證和普惠制證，也可以由各地的貿(mào)易促進(jìn)會(huì)和商會(huì)（很多地方這兩個(gè)組織是兩塊招牌同一個(gè)班子）出具，格式一樣，只是蓋章不同。

10受益人聲明（BENEFICIARY CERTIFICATION）

受益人聲明只出現(xiàn)在信用證下（受益人本身就是信用證操作方式中的術(shù)語，一般指出口商）。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商聲明（SUPPLIERDECLARATION）或類似表述。

受益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似于保函（保證承擔(dān)某些責(zé)任或某些可能產(chǎn)生的責(zé)任的聲明）的內(nèi)容。書寫上無規(guī)定格式，只需要列標(biāo)題為BENEFICIARYCERTIFICATION，行文上有“WEHEREBYCERTIFICATETHAT…”后面加上客戶所需聲明的內(nèi)容，再落款蓋章即可。

范例如下：

BENEFICIARYCERTIFICATION

DATE:08.OCT.2005

WEHEREBYCERTIFICATETHATCOPY OF ALLSHIPPINGDOCUMENTSHAVEBEENFAXEDDIRECTLYTOXXXXXWITHIN5DAYSAFTERFROM

B/L DATE.

FUDAIMP&EXPCO.,LTD.

NO.88XINHUA RD,SHANGHAI,CHINA200020

11船公司/貨運(yùn)人聲明（FORWARDERCERTIFICATION）

性質(zhì)和格式類似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運(yùn)公司出具。多用于證明貨運(yùn)公司在承運(yùn)操作中符合客戶要求。常見的類型有聲明船齡符合要求（比如15年內(nèi)），聲明不懸掛以色列旗幟（常見于中東客戶要求）等。

12出口收匯核銷單

出口收匯核銷單是由國(guó)家外匯管理局統(tǒng)一分配的外匯收入申報(bào)管理單據(jù)。在出口前，先向外管局領(lǐng)取，按格式填好后作為出口報(bào)關(guān)單據(jù)之一交給海關(guān)，海關(guān)清關(guān)后蓋章退回。在收到國(guó)外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷，然后才能辦理退稅。

13出口貨物報(bào)關(guān)單

出口報(bào)關(guān)時(shí)填制并提交海關(guān)。不過目前除大型外貿(mào)公司或出口企業(yè)外，眾多出口商一般委托貨運(yùn)代理公司一并代理報(bào)關(guān)事宜。出口報(bào)關(guān)單一式六聯(lián)：海關(guān)作業(yè)聯(lián)、海關(guān)留存聯(lián)、企業(yè)留存聯(lián)、海關(guān)核銷聯(lián)、出口收匯聯(lián)、出口退稅聯(lián)。清關(guān)后，退回收匯聯(lián)和退稅聯(lián)。

14信用證

以信用證為結(jié)算式的，在信用證開出并抵達(dá)出口商（信用證受益人）的銀行后，銀行會(huì)做通知，并交信用證連同通知轉(zhuǎn)交出口商。

在實(shí)務(wù)中偶然還會(huì)有見到其他的單據(jù)，例如：

信用證操作完全依賴于信用證制度進(jìn)行單據(jù)處理；非信用證操作則根據(jù)交付對(duì)象的不同靈活應(yīng)對(duì)?？煞譃椤白裱榷ú僮鳌焙汀胺智闆r處理”兩種方式。所謂“遵循既定操作”，即使實(shí)際情況有所出入，也按照預(yù)先約定的條件制作單據(jù)，對(duì)于由此產(chǎn)生的影響，將與客戶協(xié)商解決。例如，在貨物短缺的情況下，仍按照完整數(shù)量制作相關(guān)單證。

而“分情況處理”則是根據(jù)單證交付對(duì)象的不同，分別制作內(nèi)容各異的單證。如在報(bào)關(guān)數(shù)量和金額與實(shí)際存在誤差的情況下，給海關(guān)的單證維持原報(bào)關(guān)資料，而給客戶的單證則根據(jù)實(shí)際數(shù)量和金額制作。如果提單上的數(shù)量與報(bào)關(guān)數(shù)量一致，可以通過微調(diào)單價(jià)的方式，在總數(shù)量不變的情況下調(diào)整總金額，以符合實(shí)際收到的貨款。

由于報(bào)關(guān)等數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致實(shí)際收匯與報(bào)關(guān)金額不一致，會(huì)影響到核銷操作。在數(shù)額差異較小，如2000美金以內(nèi)的情況下，仍然可以進(jìn)行核銷?？梢酝ㄟ^調(diào)整其他款項(xiàng)來平衡賬目。還需要防范單證遺失這一可能出現(xiàn)的低級(jí)錯(cuò)誤。

對(duì)于單證遺失的情況，可能是由于出口商在制作和保管單證方面的不善所導(dǎo)致，也可能是在交付過程中由郵政或快遞公司遺失。當(dāng)前，針對(duì)郵政和快遞公司遺失文件的賠償制度尚不完善，通常只按照郵資的若干倍計(jì)算，這對(duì)于外貿(mào)單證的特殊性來說往往無法彌補(bǔ)損失。遇到此類情況，更重要的是采取補(bǔ)救措施，而非追究責(zé)任。

為預(yù)防單證遺失，企業(yè)需建立清晰的單證制作、傳遞和保管流程。業(yè)務(wù)員需妥善歸檔管理自己制作的單證。對(duì)于長(zhǎng)期合作的交易，可以預(yù)先留存一些空白發(fā)票和裝箱單，以便急需時(shí)由報(bào)關(guān)代理人協(xié)助填寫。但這樣做存在被報(bào)關(guān)代理人濫用的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于報(bào)關(guān)單據(jù)的遺失，應(yīng)及時(shí)向外匯管理局報(bào)告并登報(bào)聲明作廢，重新出具核銷單。如果是海關(guān)已簽發(fā)的報(bào)關(guān)單證明聯(lián)、核銷聯(lián)遺失，可以向海關(guān)申請(qǐng)補(bǔ)簽并提供相關(guān)證明材料。

對(duì)于提單的遺失，可以通過貨代補(bǔ)發(fā)提單或電放的形式解決。但不同船公司的規(guī)定可能有所不同，通常需要根據(jù)與出口商的關(guān)系來處理。如果是記名提單，只需提貨人證明身份即可電放；但如果是指示提單，處理起來則更為復(fù)雜，可能需要提供保函或擔(dān)保金。某實(shí)例中，一份指示提單在交付快遞公司后遺失，發(fā)貨人經(jīng)過一系列繁瑣的手續(xù)最終爭(zhēng)取到免交擔(dān)保金。除非客戶要求全套提單，否則盡量保留一份正本提單以避免遺失風(fēng)險(xiǎn)。

至于原產(chǎn)地證的遺失或修改，如果因?qū)嶋H交貨與申報(bào)不符或其他原因需要修改，必須聲明更改理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查后重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀的，必須在簽發(fā)之日起半年內(nèi)向簽證機(jī)構(gòu)說明理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)同意后重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。對(duì)于如何順利收回貨款，除了確保單證正確完整外，還需要根據(jù)具體情況選擇合適的結(jié)算方式。雖然信用證是最安全、最有保障的結(jié)算方式之一，但除此之外還有其他幾種結(jié)算方式可供選擇。無論如何，保障貨款能夠及時(shí)、安全收回是出口業(yè)務(wù)的核心目標(biāo)。以上內(nèi)容屬作者個(gè)人觀點(diǎn)，不代表其他立場(chǎng)。如有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系我們進(jìn)行相應(yīng)處理。

（來源：K哥聊出海）